Organização pessoal começa com a mesa limpa

Um dos problemas mais comuns que sempre afetam a eficiência de uma pessoa é sem dúvida a organização - ou melhor, a desorganização - de sua mesa de trabalho, cujo sintoma mais evidente é o excesso de papéis e pastas esperando pela sua atenção e ação.

A mesa atulhada é uma das grandes causadoras de perda de tempo nos escritórios. As pessoas perdem tempo procurando papéis, revistando arquivos e pastas, manuseando centenas de vezes os mesmos papéis na busca de um documento perdido. Além da perda de tempo causada pela distração visual de ter papéis não necessários na mesa e de uma sensação de peso, de desespero, de trabalho infindável que a mesa atulhada muitas vezes acarreta.

Algumas pessoas, erroneamente, interpretam a mesa cheia de papéis como um símbolo da importância e da indispensabilidade de seus cargos. No entanto, elas devem lembrar-se que a mesa atulhada também pode indicar desorganização pessoal, indecisão, procrastinação, insegurança, prioridades confusas e incapacidade de terminar as tarefas dentro dos prazos.

Trabalhe em apenas um projeto de cada vez

Uma das regras da boa organização profissional diz que sempre devemos enxergar o topo de uma mesa. Como você só pode trabalhar em um só projeto a um só tempo, todo o restante da papelada deve ser posto de lado e facilmente recuperável quando você precisar dele.
 
Quando se tem várias tarefas a cumprir ao mesmo tempo, facilmente podemos ser distraídos, acabando por perder nossa concentração. Para ser realmente eficaz em sua mesa de trabalho, crie o hábito de mantê-la sempre limpa. E trabalhe em apenas um projeto de cada vez.

Como ordenar o fluxo de papéis que chegam diariamente até sua mesa

1. Ter um bom lugar - e apenas um bom lugar para tudo que você possa pensar em querer reter.
2. Manter tudo no seu lugar, exceto nos momentos em que você tem necessidade de trabalhar com eles.
3. Despachar toda a papelada que puder imediatamente. Lembre-se que 80% das tarefas que chegam até você pode ser executado na mesma hora.
4. Não pôr de lado nenhum item antes de uma ação inicial - senão de solução, pelo menos de um encaminhamento para solução.

Lista de Tarefas

Um instrumento útil para sua organização é fazer uso de um caderno onde você registra tudo o que precisa fazer e/ou lembrar e a data alvo ou o prazo para sua realização. Este Caderno de Lista de Tarefas deve ser manuseado diariamente, pois é com ele que você planeja seu dia e sua semana. Tudo que lhe vier à cabeça, para fazer ou lembrar, registre nesse caderno. Você se surpreenderá com a melhoria obtida em sua organização pessoal.

O Lixo

Não há lugar melhor para você colocar uma boa parte dos papéis que chegam diariamente até sua mesa do que o lixo. Não tenha medo de jogar nele, memorandos internos, avisos de datas de reuniões (anote primeiro na agenda e jogue depois), circulares, cópias de cartas para simples informações, folhetos, etc.
 
Enfim, use o lixo para tudo o que você já tomou conhecimento e sabe que não precisa mais recuperar. Com esta prática você estará esvaziando sua mesa de coisas inúteis e preparando o terreno para trabalhar mais organizadamente e com mais clareza de idéias.

Faça agora. Não deixe para depois.

Todos nós, com maior ou menor intensidade, tendemos a adiar nossas tarefas e ações, deixando tudo para depois. Essa tendência à procrastinação, quase sempre tem um custo alto, pois só nos cria mais trabalho, mais problemas, mais preocupações e crises. A procrastinação é um dos maiores desperdiçadores de tempo que existe, e a sua solução exige entendimento das causas, avaliação de suas conseqüências e constante disciplina para enfrentá-la.